Trg Ante Starčevića 2, 10431 Sveta Nedelja, Hrvatska, tel:+385 (1) 3385 789 email: info@asc.com.hr
imageimage
ZAŠTO JE IZVJEŠTAVANJE VAŽNO

Primjer iz prakse: 

U jednoj kompaniji drvne industrije prije nekoliko godina, negdje u veljači, računovođe su unijeli sve poslovne promjene, manjkove i viškove, otpise, obračunali proizvodnju, rasporedili troškove. Za nekoliko dana upravi su uručeni financijski izvještaji za prethodnu godinu.

Ubrzo članovi uprave primjećuju da je rezultat po pokriću direktnih i općih troškova manji od očekivanog i to za 10% na razini kompanije. Gdje je uzrok, pitaju se.  Budući da  se kompanija sastoji od više organizacijskih cjelina: pilane, proizvodnje furnira i proizvodnje namještaja, dali su zadatak da se analiziraju troškovi poslovnih jedinica.

Analizom je utvrđeno da je u proizvodnji namještaja najveće odstupanje – rezultat manji od očekivanog za 20%.

Kako se proizvodi namještaj različitih namjena i vrsta, trebalo je dalje istražiti gdje je ostvaren najlošiji rezultat. Pokazalo se da je to uredski namještaj, koji je podbacio za 30%.

Nakon toga trebalo utvrditi u kojem proizvodnom programu dolazi do značajnijeg podbačaja očekivanog rezultata. Utvrđeno je da je za gotovo 50% lošiji rezultat ostvaren u programu menadžerskog namještaja, i  to pod nazivom Excelent!

Sad se postavilo pitanje što je uzrok tako lošem rezultatu. Na red su došli detalji, uključili se tehnolozi i šefovi proizvodnje, poslovođe. Nakon nekoliko dana analizom radnih naloga utvrđeno je da je završna obrada specifičnog i osjetljivog materijala bila loša, s dosta reklamacija i popravaka, što je bitno povećalo troškove i program Excelent učinilo generatorom gubitka u proizvodnji uredskog namještaja.

No to nije sve. Stručni tim uzeo je analizirati i druge programe i proizvode koji su prolazili istu fazu dorade. Tad je utvrđeno da su i tamo iz istog razloga  povećani troškovi, samo što u ukupnom rezultatu nije bilo uočljivo odstupanje. Stručni tim, prije svega tehnologa, tad se mogao pozabaviti problemom i utvrditi moguća rješenja i predložiti ih menadžmentu, radi donošenja odluke.

Koji su još uzroci podbačaja rezultata mogli biti?

Moguće je da sam namještaj iz programa ne izgleda više atraktivno ili se proizvodi zastarjelom tehnologijom koja ne daje traženu kvalitetu, spora je i zahtijeva puno sati rada te time opterećena troškovima. Sad se uključuje i marketing te ispituje mogućnosti daljnjeg plasmana ovog proizvodnog programa i predlaže menadžmentu izmjene u dizajnu ili potpuno povlačenje iz proizvodnje. Vrlo vjerojatno analizirat će se slični programi, pa će se gotovo sigurno uočiti problemi nastali iz istih uzroka i tu će se ostvariti značajne uštede.

Moguće je da voditelj tog dijela proizvodnje, Pero, nije baš sposoban obavljati svoj posao, pa propusti u organizaciji stvaraju troškove. Tad će se utvrditi i da Pero niti druge stvari u  svom odjelu nije radio kako treba, pa je i tu stvarao nepotrebne troškove, samo nisu bili toliko uočljivi. Sad menadžment može odlučiti o Perinoj sudbini ali će spriječiti takvo generiranje nepotrebnih troškova.

Također je moguće da kompanija na program Excelent, zbog neatraktivnosti  ili nefunkcionalnosti ili pak nedostataka, mora često odobravati naknadne popuste. Ona se pak u računovodstvu evidentiraju kao ostali rashodi ili financijski rashodi, a ne kroz umanjenu prodajnu vrijednost. Na ovaj način prikrivaju se dodatni gubici ovog programa.

Generalni problem jest što se za ove generatore gubitaka i  nepotrebnih troškova saznaje sa zakašnjenjem, nakon što je poslovna godina završena i kad se više ništa ne može ispraviti. A tome treba dodati i troškove i vrijeme potrebno za naknadnu analizu i otkrivanje uzroka nepotrebnih troškova i gubitaka.

Da se za problem saznalo neposredno nakon što je nastao, moglo se odmah intervenirati i spriječiti nepotrebne troškove. Ovako se može samo bespomoćno konstatirati da za prolivenim mlijekom nema smisla plakati! Da bi se uzrok problema utvrdio, treba dodatno istraživati, analizirati  i kopati po podacima i dokumentima, spremljenim često na raznovrsnim mjestima i u različitim programima. To oduzima mnogo vremena i iziskuje dodatne troškove, što stvar dodatno komplicira i čini neefikasnom.

Čovjek je prirodno kreativno biće, stvara kroz poslovanje, pa je i poslovni događaj prirodan proces. Prije svakog poslovnog događaja prethodio je točno određeni poslovni događaj, a nakon njega vrlo je ograničen izbor događaja koji mogu uslijediti.  Zato su poslovni događaji predvidljivi. Zabluda pri izgradnji sustava za praćenje poslovanja nastaje kad se jedan poslovni događaj multiplicira i stoga se čini kompliciran, pa su uglavnom i takva rješenja koja se nude.

Pravovremena i vjerodostojna bilješka o poslovnom događaju, temelj je svakog sustava za izvještavanje u funkciji upravljanja poslovanjem. Bez nje nema koristi od svih onih usluga kao što su Controlling, Due dilligence, Busieness consulting, Business Inteligence, revizija, reinženjering, restrukturiranje i tome slično.

Svaki poslovni događaj mora se zabilježiti, a bilješke su informacije na osnovu kojih odlučujete. Zato nikada zabilješke o poslovnim događajima ne svodite na formalni ispis i nepotrebni trošak jer te  podatke i informacije onda na unaprijed utvrđen način klasificirate i gradite kvalitetan, transparentni i pouzdan poslovni sustav izvještavanja i upozorenja.