Trg Ante Starčevića 2, 10431 Sveta Nedelja, Hrvatska, tel:+385 (1) 3385 789 email: info@asc.com.hr
imageimage
IZVJEŠTAJI KAKVE TREBATE

Svaki poduzetnik suočen je s mnogobrojnim zahtjevima za podacima o poslovanju. Zakonom propisani  izvještaji u svrhu  oporezivanja ili statistike mijenjaju se barem malo svake godine, a do značajnijih promjena dolazi otprilike svake četiri godine.

Banke traže podatke da bi pratile poslovanje klijenata, obično svaka na svojim predlošcima, još uvijek neki u tekstualnom umjesto tabličnom formatu.

Za upravljanje poslovanjem potrebni su izvještaji menadžmentu radi upravljanja poslovanjem. Malo je korisnika kojima trebaju kompletni i detaljni financijski podaci o poslovanju. Mnogo je onih kojima treba samo onaj dio koji se odnosi na njihovo stručno područje ili cjelinu kojom upravlja. Često su to ljudi neekonomske struke, pa su im računovodstveni pojmovi i logika ponekad strani.

Računovodstva  su prvenstveno orijentirani na izvršavanje zakonom propisanih obveza. Njihovi izvještaji namijenjeni su vanjskim korisnicima iste struke pa problema u razumijevanju nema. Međutim, unutarnji korisnici često ostaju uskraćeni za njima razumljive informacije, pa ih pokušavaju nadomjestiti sami. Tada, na primjer, dobijete informacije o imovini, obvezama i potraživanjima na način kako ih vidi drvni inženjer ili izvještaj o uspješnosti na način kako ga vidi arhitekt.  Ponekad se čitav menadžment oslanja na takve nestručne i netočne izvještaje, što se gotovo uvijek otkrije u reviziji, kontroli ili pak pri izradi investicijskih projekata.

Vlasnici pak trebaju drugačije oblike izvještaja od menadžmenta. Njihovi interesi se dobrim dijelom preklapaju, poput želje za uspjehom u poslovanju kompanije, ali se i u mnogočemu razlikuju. Menadžeri su ipak zaposlenici. Istovremeno, inozemni partneri i vlasnici ili povezane tvrtke, zahtijevaju i podatke na stranom jeziku i u stranoj valuti. Iste informacije trebaju i jedni i drugi ali im je značenje drugačije.

Povezane tvrtke, grupe, često vode poslovanje u različitim državama i s različitim porezno – računovodstvenim propisima, različitim jezicima i valutama imaju potrebu konsolidiranja podataka. Njima je idealan sustav izvještavanja onaj koji ne bi ovisio o tim različitostima, sustav  koji svakome od korisnika na prepoznatljiv način  pruža ono što mu je potrebno.

Idealan izvještajni sustav trebao bi omogućiti pravovremeno uočavanje negativnih trendova u poslovanju, svakodnevnu potpunu informaciju o poslovanju kao za godišnji obračun te generiranje izvještaja svim korisnicima prema utvrđenim pravilima, u obliku, na jeziku i valuti prilagođenoj potrebama korisnika.

Za sve to nužan je jedan sustav koji će zadovoljiti potrebe različitih korisnika, uz istovremenu pouzdanost i sljedivost, a to  znači provjerljivost svakog podatka.

TRADICIONALNA RJEŠENJA

Kompanije koje uvide nedostatke točnosti, potpunosti i pravovremenosti informacija koje primaju,  najčešće posežu za dva rješenja: ERP-om (Enterprise Resource Planning) integriranim informacijskim sustavom za automatizaciju poslovanja, koji se koristi u različitim dijelovima organizacije nekog poduzeća ili Businessintelligence sustavima prikupljanja i obrade podataka i informacija iz svih aspekata poslovanja i okruženja.

ERP

Najčešće je to nabavka novog poslovnog informatičkog rješenja za automatizaciju svakodnevnih poslovnih aktivnosti sa svim modulima robnog, financijskog, imovine, plaća, skladišta,…. Međutim,  ERP rješenja nisu primarno namijenjena za analizu i izvještavanje, jer to nije njihova zadaća, a nije ni prihvatljivo da isti sustav sam sebe nadzire.

Osim toga, uvođenjem novih rješenja u pravilu se izbacuju postojeća, pa čak i ako su dobra. Postupci se nepotrebno mijenjaju, a postojeća IT struktura postaje neodgovarajuća. Uglavnom da bi se udovoljilo zahtjevima ERP-a. Sve to iziskuje nepotrebne troškove.

BI
Drugo rješenje jest nabavka BusinessInteligence rješenja.

Ovakva rješenja osim internih informacija, donose informacije i prate kretanja iz okruženja, s tržišta, pa sve do objava u medijima. Posebna pažnja stavlja se na audio – vizualne poruke, čime ostavljaju dojam naročito kod prezentacija. Kad je riječ o praćenju poslovnih procesa, ova rješenja u pravilu ne provjeravaju ispravnost, točnost, potpunost i vjerodostojnost podataka na osnovu kojih daju informacije. Za vezu s bazama podataka potrebna je stalna podrška prodavatelja IB rješenja i proizvođača ERP rješenja. BI rješenja su prilično skupa kao i njihovo održavanje.

OPTIMALNI IZVJEŠTAJNI SUSTAV

Kakvo bi to trebalo biti rješenje a da se ne moraju mijenjati postojeća, koja su se pokazala dobrima, već da se poboljšaju? Da se ne moraju mijenjati poslovni programi koji se koriste i zadovoljavaju struku, standarde i propise, već da se promjene na njih oslanjaju?

Postoji rješenje koje će omogućiti optimalne rezultate. Jedinstveni, efikasan i ekonomičan sustav kontrole poslovanja! Sustav koji sadrži standarde, propisana pravila i postupke poslovnih procesa, a time i sustav njihovog bilježenja, implementirano u programskom rješenju.

To je vlastito, nazovimo ga interno, BI programsko rješenje, koje treba omogućiti pravodobno  uočavanje problema. Sustav bi trebao pružati jednostavnu izradu izvještaja različitih vrsta i namjena, a izvještaji za vas, trebali bi biti uvijek nadohvat ruke.

Smanjenje troškova trebalo bi biti jedna od najvažnijih prednosti sustava. Sustav bi trebao smanjiti rizike poslovanja, troškove poslovanja, skratiti vrijeme za kontrolu poslovanja kao i vrijeme za administrativne poslove.

Istovremeno, sustav ne bi smio od vas tražiti dodatne troškove opreme ili dodatne troškove licenci, kao ni troškove promjene postojećih programskih rješenja

KAD JE VRIJEME ZA PROMJENE

Ozbiljno treba razmisliti o uvođenju kvalitetnog izvještajnog sustava kada izvještaji postojećeg poslovnog rješenja postanu previše složeni, nepregledni i mnogobrojni.  To su situacije kad primatelj izvještaja više ne zna što sadrži izvještaj i što bi on tu trebao naći za sebe.

Promjene su nužne radi sveobuhvatnosti i transparentnosti uspješnosti poslovanja grupa, naročito ako se u povezanim subjektima poslovanje prati na različitim sustavima ili različitim izvorima, uz primjenu različitih metoda.

U slučaju postojanja više razina odgovornosti za poslovne procese, a radi povećanja efikasnosti i brzine reakcije i odlučivanja, potrebno je generirati izvještaje prema pojedinim korisnicima s obzirom na područje kojim upravljaju i za čije poslovanje odgovaraju.

Vrijeme za promjene je uvijek kad želite postaviti kvalitetan i efikasan sustav praćenja poslovanja!

Međutim, uvijek postoje i tri crva smutnje koji vas, ako popustite, redovito nastoje odgovoriti od promjena. Prvome je zadatak da zaključite kako ispravno radite jer tako radite godinama. Drugi će vas uvjeravati kako je sve u redu jer, zaboga, netko bi to već primijetio. Treći će pak s visoka nonšalantno zaključiti da vi već imate svoje knjigovodstvo.