Sudbina poduzeća ovisi o izvještajima
Konstantno ste pod pritiskom smanjenja troškova, borite se za veću kvalitetu, bolje usluge i niže cijene. Raštrkani ste poslom na sve strane. Da biste ispravno odlučili trebaju vam povratne informacije o poslovanju i procesima, no za prikupljanje podataka potrebno je dosta vremena. Prije korištenja treba ih provjeriti, izvori iz kojih se dobivaju često su različiti, pa tako i vrste i strukture podataka. Na kraju kad ih dobijete, dobar dio informacija nije više aktualan ili je zastario.
Poslovna programska rješenja bilježe događaje u poslovanju, a njihov izvještajni dio menia sadrži sve više izvještaja koji su u pravilu rezultat kombiniranja raspoloživim podacima. Rijetko koji od tih izvještaja odgovara ljudima koji vode poslovanje, što kod menadžmenta stvara potrebu za izvještajima koje bez dodatnih obrada i troška mogu koristiti u odlučivanju i upravljanju. Stoga se uglavnom odlučuju sami brinuti o tome, neovisno o struci kojom se primarno bave, pa dobijete napr. izvještaj o financijskom poslovanju na način kako je to zamislio strojar ili građevinar ili pak inženjer drvne industrije. Tako se događa da se unutar jedne organizacije upotrebljavaju različite metodologije i različiti formati izvještaja manje više istog sadržaja. Ponekad promjene u izvještajima ovise i o kreativnim sposobnostima pojedinca, pa primjerice, dolaskom nove osobe napuštaju se stare i uvode nove metode izvještavanja.
Osim po sadržaju, izvještaji se trebaju razlikovati i po opsegu i izražaju primjereno primatelju. Što je viša razina upravljanja, veći su zahtjevi za sažimanjem informacija. Niži menadžment treba izvještaj s detaljima, dok glavnog direktora takve informacije nepotrebno opterećuju, njemu su potrebne drukčije formulirane informacije.
Koji su problemi uobičajenog izvještavanja, osim što izvještaji nisu prilagođeni korisnicima? Tradicionalne izvještaje je teško analizirati. Da bi se dobile upotrebljive informacije za pojedine dijelove poslovanja ili procesa iz jednih tablica izvode se druge i tako redom. Da bi se analizirali podaci o poslovanju iz tradicionalnih izvještaja, potrebno je osim novih tablica obaviti i dodatne obrade, što redovito iziskuje puno vremena i troškova. Kako je za sve to potrebno dodatno vrijeme, podaci u izvještajima redovito nisu aktualni – zastarjeli su, a time je i njihova upotrebna vrijednost bitno manja. I konačno, ovakav način izvještavanja osim što je žderač vremena, trom je i preskup.
Izvještajni sustav trebao bi menadžere opskrbiti takvim informacijama u obliku i po sadržaju i formulaciji, koje omogućavaju njegovo trenutno djelovanje na poslovne događaje, bez dodatnog angažmana i troškova radi njihovog prikupljanja i obrade.
Na tržištu se nude različita rješenja. Da biste ispravno odabrali, budite spremni odvojiti značajni dio svog dragocjenog vremena da utvrdite svoje stvarne potreba i dobro prepoznate rješenja koja vam se nude.
Ako niste u organizaciji zadovoljni postojećim i u potrazi ste za boljim sustavom praćenje poslovanja i izvještavanja, tada bi bilo najbolje pronaći neovisnu i nepristranu stručnu podršku. Zapamtite, isti ljudi i isti pristup dat će iste rezultate i neće promijeniti stanje nabolje.
Pazite! Nemojte očekivati da će vam prodavatelj programskih rješenja riješiti vašu organizaciju poslovanja. Nikada naglo ne delegirajte poslove, pogotovo ovlaštenja, samo zato jer Vam je dosadilo baviti se “nevažnim stvarima”. To su stvari koje nikako ne biste smjeli učiniti.