Ekonomičnost i efikasnost u pripremi projekata i apliciranju za financijska sredstva
Kako kontrolirati troškove i provjeravati održivost poduzetničke ideje?
Što treba učiniti i koliko stoji put od ideje do prijave za dodjelu sredstava?
Poduzetničku zamisao potrebno je ranije dovesti do razine prikladne za pravovremeno sastavljanje dokumentacije i podnošenje prijave sukladno zahtjevima konkretnog javnog poziva.
U praksi se iz najava ne mogu znati potrebni detalji, već tek po objavi, a prijava najboljeg projekta može biti neuspješna u slučajevima koji s projektom nemaju veze. Kako optimizirati troškove i izbjeći nepotrebne, te ostvariti vrijednost za novac neovisno o uspješnosti prijave.
- OD IDEJE DO REALIZACIJE
Dobar plan olakšava put do potrebnih sredstava financiranja, neovisno radi li se o novim ulaganjima, proširenju poslovanja, mjerama štednje, boljem upravljanju novcem ili boljem monitoringu poslovnih procesa.
Poslovni plan temeljni je dokument za pripremu dokumentacije natječaja za dodjelu poduzetničkih kredita ili bespovratnih sredstava, poticaja, subvencija.
Put od poslovne ideje do apliciranja podijeliti ćemo u nekoliko je koraka.
- Na početku ideja pojedinca
- U razgovorima sa suradnicima ideja postaje jasnija, određuju se ciljevi, ulaganja, vrijednosti,
- Potom se uključuju vanjski stručnjaci za pojedina područja, financijski eksperti, poslovni savjetnici, tehničari, tehnolozi, marketinški stručnjaci, ekonomisti, porezni stručnjaci, ekolozi i drugi.
- Izrađuju se prve verzije poslovnih planova, investicijski projekti.
- Obavlja se evaluacija planova, projekata.
- Izrađuje se natječajna ostala dokumentacija potrebna za prijavu na natječaj, odnosno javni poziv.
- Podnosi se prijava, odnosno zahtjev za odobrenju sredstava s cjelokupnom dokumentacijom
Svaki korak nosi troškove, a u svakoj fazi postoji mogućnost isključenja zbog raznih okolnosti poput pogrešnih projekcija, administrativnih propusta do ranijeg iskorištenja namijenjenih sredstava.
Ovdje se postavlja pitanje: Kako u što ranijoj fazi izbjeći dodatne, nepotrebne troškove?
Tako da u svakoj fazi rada na projektu provjeravamo „drži li i dalje ideja vodu“?
Financijska održivost poslovne zamisli može se prvi put provjeriti odmah u početku, u drugom koraku dok je sve još u fazi poduzetničke ideje.
Procjena financijske održivosti u samom početku omogućuje odabir jedne od dvije opcije:
Prva. Već u početku saznajete da ideja „ne drži vodu“ dobili ste vrijedne informacije i ne ulazite u daljnje troškove, i
Druga. Saznajete da vam se ideja isplati, idete dalje, a ovi troškovi dio su ukupnih troškova projektne dokumentacije.
Ukratko o svakoj fazi projekta u nastavku.
- IDEJA
Ideja je početak procesa planiranja. To je isključivo vaše.
Postavljajte si pitanja prema starom novinarskom pravilu „Five W and one H“: What, Who, Why, When, Where, , and How, odnosno:
Što je vaša ideja, proizvod?
Tko su potencijalni kupci?
Zašto biste ga proizvodili?
Gdje biste poslovali?
Kad biste počeli s poslovanjem?
Kako ćete ostvariti ideju?
- IDENTIFIKACIJA IDEJE
Ovo je početak transformacije ideje u projekt. Ovdje se s najbližim suradnicima detaljnije razrađuju prvi odgovori na 5W+1H pitanja s početka ideje.
Odgovori na pitanja se preispituju, valoriziraju, razrađuju, daju im imena, nazive, količine i vrijednosti.
- PROVJERA FINANCIJSKE ODRŽIVOSTI IDEJE
Do ovog trenutka već ste vlastitim snagama došli do odgovora na osnovna pitanja, ciljevi su načelno definirani potrebna ulaganja i prve vrijednosti.
Uobičajeno sad slijedi angažiranje konzultanata za izradu planova i projekata te stručnjaka za pojedina područja.
No, prije sklapanja ugovora s vanjskim stručnjacima za izradu projekta, dobro bi bilo obaviti neovisnu procjenu financijske održivosti i isplativosti poduzetničke ideje.
Ta procjena može za posljedicu imati nastavak rada na planu odnosno projektu ili odluku o odustajanju ili odgodi.
U prvom slučaju procjena je temelj za nastavak započetog, a u drugom, stekli ste vrijedna saznanja i spriječili daljnje troškove.
- IZRADA PLANA
Dobar plan vodi do uspjeha projekta. Pokaže li se ideja isplativom slijedi angažiranje potrebnih konzultanata koji prema priznatim i provjerenim metodologijama analiziraju tržište, tehničko-tehnološki aspekt projekta, i provode ekonomsko-financijsku analizu.
- EVALUACIJA PROJEKTA
Nakon što je poslovni plan odnosno investicijski projekt završen nužno je obaviti provjeru projekta u svim njegovim segmentima.
- NATJEČAJNA DOKUMENTACIJA
Natječajnu dokumentaciju određuje izvor financiranja pa vrsta, opseg i sadržaj ovisi o institucijama i organizacijama koje natječaje provode.
Stoga opseg, zahtjevnost i složenost izrade dokumentacije ovisi o uvjetima natječaja, javnog poziva, o samom programu kao i o prijavitelju.
- TROŠKOVI
Do informacija o troškovima teško se dolazi. Troškovi ovise o djelatnosti, vrijednosti, složenosti projekta kao i uvjetima natječaja, javnih poziva i programa. Osim toga svaki projekt je specifičan, pa sukladno tome i troškovi variraju pa ih se samo načelno može opisati i okvirno naznačiti očekivani rasponi troškova s time da su mogući niži, ali i viši troškovi od spomenutih raspona troškova.
U grubo troškovi konzultantskih usluga s ciljem prijave na natječaje mogu se podijeliti na one vezane za izradu analiza, poslovnog plana ili investicijskog projekta s jedne strane i troškove pripreme i izrade dokumentacije potrebne za apliciranje s praćenjem realizacije, s druge strane. Struktura i visina troškova ovisi o prijavitelju, projektu, natječaju.
Fiksni troškovi odnose se na izradu plana, uz mogućnost plaćanja u ratama od čega prva dospijeva po prihvatu ponude. Fiksni troškovi kreću se često od 1.500 € do 3.500 €.
Prihvatljivi troškovi ponekad su u natječajima jasno određeni u odnosu na vrijednost projekta odnosno investicije. Tako se primjerice određuju prihvatljivima troškovi za izradu analize/plana 2% vrijednosti ulaganja, zatim 2% vrijednosti projekta je za pripremu dokumentacije i zahtjeva za isplatu.
Troškovi ovise o poslovanju poduzetnika, projektu i zahtjevima natječaja kao i o tome da li je potrebno izraditi poseban marketinški plan ili elaborat zaštite okoliša ili slično.
Varijabilni troškovi javljaju se, u pravilu, u slučaju apliciranja za dodjelu bespovratnih sredstava/poticaja/subvencija. Isplata varijabilnog dijela dospijeva dodjelom bespovratnih sredstava. U tom slučaju ukupni troškovi (fiksni i varijabilni), ne bi trebali biti veći od 10% vrijednosti dodijeljenih bespovratnih sredstava.
Što dobivate procjenom financijske održivosti ideje?
U slučaju da se plan pokaže neodrživim ili neisplativim troškovi su značajno manji nego kad se to zaključi kasnije, a dobili ste vrijedne informacije o stanju i poslovanju, procjenu svoje poduzetničke zamisli, a sva dokumentacija korisna je za promjene u poslovanju i u apliciranju na drugi javni poziv ili natječaj.
U slučaju da se zamisao u ovoj fazi pokaže održivom i isplativom troškovi procjene nisu dodatni troškovi već postaju dio ukupnih troškova izrade cjelovitog projekta i ostale dokumentacije.
Stoga je, da bi se na vrijeme izbjegli nepotrebni troškovi, korisno u što ranijoj fazi imati informaciju o financijskoj održivosti same poduzetničke ideje. To je moguće kad osnovni elementi ideje dobiju prve vrijednosti.
U tom slučaju trošak procjene financijske održivost poduzetničke ideje može iznositi 20% ukupnih troškova ili 50% fiksnih troškova.
- STATUSNI RAZLOZI ZA ISKLJUČENJE
Razlozi za neuspjeh ne moraju proizlaziti iz samog projekta već iz statusa prijavitelja, pa će tako isključeni biti primjerice:
– Poduzetnici od kojih je prethodna potpora proglašena protuzakonitom i nespojivom s unutarnjim tržištem, zatražen povrat sredstava;
– Poduzetnici u teškoćama ako je više od polovice njegova vlasničkog kapitala izgubljeno zbog prenesenih gubitaka.
– Poduzetnici koji su u postupku predstečajne nagodbe
– Poduzetnici koji su u postupku stečaja ili likvidacije
– Ako se radi o prijavitelju, poduzetniku koji nema poslovni nastan u RH, odnosno poslovnu jedinicu ili podružnicu u RH;
– Poduzetnici koji nisu ispunili obveze vezane za javna davanja
– Poduzetnici koji nemaju podmirene sve obveze prema svojim zaposlenicima po bilo kojoj osnovi;
– U slučajevima u kojima je izrečena pravomoćna osuđujuća presuda za jedno ili više kaznenih djela u gospodarstvu
– Poduzetnici koji se nalaze u postupku povrata državne potpore ili potpore male vrijednosti;
– Poduzetnici koji su registrirani za obavljanje djelatnosti manje od godinu dana prije dana predaje prijedloga;
– Poduzetnici koji su krivi za teške povrede poslovanja
Za našu podršku posjetite nas na www.asc.com.hr i http://kakodoeufondova.com/ . Da bismo vam podršku mogli pružiti potrebne su nam neke osnovne informacije o poduzetničkoj ideji u tu svrhu kreirali smo poseban upitnik koji možete preuzeti ovdje:
http://kakodoeufondova.com/wp-content/uploads/2016/05/asc-projektni-upitnik.pdf
Upitnik pošaljite na naš e-mail: info@asc.com.hr i nazovite +385 1 3385 789